Transkription und Dokumentenautomatisierung für Professional Services

Fallstudie: KI-gestützte Transkription.

Die Herausforderung

Ein Schweizer Dienstleistungsunternehmen investierte viel Zeit in die Umwandlung von gesprochenen Eingaben in strukturierte, kundenfertige Dokumente. Zu den typischen Eingaben gehörten diktierte Kundenbriefe, interne Fallnotizen, Besprechungszusammenfassungen und Aufzeichnungen von Kundengesprächen. Zwar wurden bereits Spracherkennungs-Tools eingesetzt, doch mussten die resultierenden Texte noch umfangreich manuell korrigiert, umstrukturiert und formatiert werden, bevor sie den professionellen Standards entsprachen.

Assistenten spielten eine zentrale Rolle bei der Sprachoptimierung, der Sicherstellung der Konsistenz und der Vorbereitung der Dokumente für nachgelagerte Systeme. Dieser manuelle Aufwand führte zu Verzögerungen, band qualifiziertes Personal in repetitiven Aufgaben und bregenzte die Skalierbarkeit. Gleichzeitig machten strenge Vertraulichkeits- und Audit-Anforderungen den Einsatz öffentlicher KI-Dienste unmöglich. Das Unternehmen benötigte eine sichere, enterprise-taugliche Lösung, die Transkription und Optimierung beschleunigt, ohne Kompromisse bei Qualität, Compliance oder Datenhoheit einzugehen.

Unsere Lösung

Umsetzung (AI Complete)

• Hochpräzise Transkriptions-Engine, zugeschnitten auf Fachterminologie
• Workflow zur Umwandlung transkribierter Eingaben in strukturierte Dokumente
• RAG‑Abfrage aus internen Richtlinien, Swiss GAAP FER‑Anhängen und Steuerhinweisen
• Analyse von Vertragsklauseln inkl. Abweichungserkennung und Risikohinweisen
• Entwurfsassistent mit Compliance‑Hinweisen und Genehmigungsabläufen
• Konsolidierte Wissensdatenbank mit Berechtigungsebenen und Freigabeprozessen
• KI-gestützte Textverfeinerung gemäss internen Sprach- und Qualitätsstandards
• Nahtlose Integration in bestehende Dokumenten- und Fallmanagementsysteme
• Governance, Evaluation und Monitoring über den gesamten KI-Lebenszyklus

Betrieb (CloudOps Complete)

• Hosting in der Schweiz mit vollständiger Datenhoheit, Überwachung und Optimierung
• Optionale Bereitstellung in einer privaten Cloud oder vollständig On-Premises
• End-to-End-Verschlüsselung und rollenbasierte Zugriffskontrolle
• Vollständige Audit-Protokollierung von KI-gestützten Transformationen
• Kontrollierte KI-Entwicklung durch sichere CI/CD-Pipelines

Geschäftsergebnisse

• Zeitsparung durch die Umwandlung gesprochener Notizen in gebrauchsfertige Dokumente
• Deutliche Reduzierung des manuellen Arbeitsaufwands für die Erstellung von Entwürfen
• Verbesserte Konsistenz in Bezug auf Tonfall, Struktur und Dokumentqualität
• Konsistente Ausgabequalität über alle Teams hinweg
• Assistenzkapazität für höherwertige Aufgaben statt Routinearbeit
• Skalierbare Grundlage für die weitere Automatisierung von Arbeitsabläufen